Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Verantwortliche Stelle

IT Beratung – Andreas Hähnel
Andreas Hähnel
Neukircher Str. 3
74357 Bönnigheim
Deutschland
Telefon: +49 7141 1338333
E-Mail: mail@smtply.app

Besonderheit: Die SMTPly-Software sendet keine Inhalte an uns

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Website smtply.app. Die SMTPly-Software, die Sie auf Ihrem Windows-Server installieren, verarbeitet E-Mails ausschließlich lokal und übermittelt weder E-Mail-Inhalte noch Protokolle, Konfiguration oder Telemetrie an uns. Sie baut nur diese Verbindungen nach außen auf:

• Microsoft (Anmeldung und Microsoft Graph): Zustellung der E-Mails, innerhalb Ihrer bestehenden Microsoft-365-Vertragsbeziehung.
• Polar (api.polar.sh): Aktivierung und regelmäßige Prüfung des Lizenzschlüssels, siehe Nummer 5.
• smtply.app: Abruf einer kleinen Datei mit der aktuellen Versionsnummer, um verfügbare Updates anzuzeigen. Dabei werden keine Daten über Ihre Installation mitgeschickt; wie bei jedem Seitenaufruf sieht der Hoster die IP-Adresse (siehe Nummer 3).
• GitHub: Download des Installers, wenn Sie ein Update auslösen oder die automatische Aktualisierung eingeschaltet haben (siehe Nummer 7).

Ziele, die Sie selbst einrichten (etwa Webhooks, ein Syslog-Server oder Benachrichtigungen per E-Mail), erhalten Daten nur in Ihrem Auftrag und unter Ihrer Verantwortung.

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung auf berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen.

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt.

3. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien und Hosting (Cloudflare Pages)

Diese Website wird bei Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) als Cloudflare Pages gehostet. Der Provider erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, dem berechtigten Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit der Website. Cloudflare löscht diese Protokolldaten nach eigenen Angaben nach kurzer Zeit; wir selbst werten sie nur in zusammengefasster Form aus (etwa Zahl der Aufrufe und Fehlerquote).

Mit Cloudflare ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Für die Übermittlung in die USA ist Cloudflare nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO); ergänzend enthält der Vertrag die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

Reichweitenmessung (Cloudflare Web Analytics)

Zur Reichweitenmessung setzen wir Cloudflare Web Analytics ein (Cloudflare, Inc., Anschrift wie oben). Dieser Dienst arbeitet ohne Cookies und ohne Wiedererkennung über Geräte oder Websites hinweg. Erhoben werden nur aggregierte, nicht einer Person zuordenbare Kennzahlen wie aufgerufene Seiten, ungefähre Herkunftsregion (Land) und die verweisende Website (Referrer). Es werden keine Nutzerprofile gebildet und keine Daten an Dritte zu Werbezwecken weitergegeben; IP-Adressen speichert Cloudflare für die Analyse nicht dauerhaft.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung). Der Zähldienst von Cloudflare selbst speichert und liest keine Informationen in Ihrem Endgerät. Es ist derselbe Auftragsverarbeitungsvertrag mit Cloudflare wie beim Hosting maßgeblich.

Ergänzend hält die Website beim ersten Aufruf eine grobe Herkunftskategorie im lokalen Speicher Ihres Browsers fest, unter dem Schlüssel smtply-src. Gespeichert wird ausschließlich eines von fünf Wörtern (anzeige, suche, verweis, direkt oder unbekannt), abgeleitet aus der verweisenden Website. Damit können wir auswerten, über welchen Weg Besucher zum Download gelangen. Der Eintrag enthält keine Kennung und keinen Personenbezug, wird nicht an uns oder an Dritte übertragen und verfällt nach zwei Stunden. Sie können ihn jederzeit im lokalen Speicher Ihres Browsers löschen (Entwicklertools → Anwendung → Lokaler Speicher).

Zwei weitere Einträge entstehen nur, wenn Sie selbst eine Einstellung wählen: smtply-lang merkt sich die gewählte Sprache, smtply-theme die Wahl zwischen heller und dunkler Darstellung. Beide enthalten nur diesen einen Wert, werden nicht übertragen und dienen allein dazu, Ihre Wahl beim nächsten Seitenaufruf beizubehalten. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil die Speicherung für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich ist.

Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anliegen) zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage bei uns gespeichert und verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen oder Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage).

Ihre Anfrage inklusive aller daraus abzuleitenden personenbezogenen Daten speichern wir, bis Sie eine Löschung verlangen, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung). Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere aus Handels- und Steuergesetzen, bleiben unberührt.

4. Zahlungsabwicklung und Lizenzverkauf

Für Zahlung und Lizenzvergabe setzen wir Polar (Polar Software, Inc., 3500 South DuPont Highway, Dover, DE 19901, USA) als Merchant of Record ein. Beim Klick auf „Lizenz kaufen" werden Sie auf die Polar-Checkout-Seite weitergeleitet. Dort geben Sie Ihre Zahlungsdaten direkt bei Polar ein; wir haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf vollständige Kreditkartennummern oder Bankdaten.

Wir erhalten von Polar lediglich die für die Lizenzerstellung notwendigen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, ggf. UStID, Lizenzschlüssel). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (HGB, AO).

Polar hat seinen Sitz in den USA und ist für die Verarbeitung Ihrer Zahlungs- und Rechnungsdaten selbst verantwortlich. Für die Übermittlung in die USA und in andere Drittländer stützt sich Polar nach eigenen Angaben auf Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) oder auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Datenschutzerklärung von Polar: polar.sh/legal/privacy.

5. Lizenzaktivierung innerhalb der SMTPly-Software

Wenn Sie in der SMTPly-Software einen Lizenzschlüssel aktivieren, validiert die Software den Schlüssel online über den öffentlichen Customer-Portal-Endpoint von Polar. Dabei werden übermittelt:

• Der von Ihnen eingegebene Lizenzschlüssel
• Eine Kennung des Servers als Aktivierungs-Label: ein gekürzter SHA-256-Hashwert, gebildet aus SMBIOS-UUID, Windows-Maschinenkennung, BIOS-Seriennummer und Netzwerkadressen. Die Merkmale selbst werden nicht übertragen, nur der Hashwert.
• Unsere fest hinterlegte Polar-Organisations-ID (öffentlich)

Empfänger ist Polar Software, Inc. in den USA; für die Übermittlung gilt dasselbe wie unter Nummer 4. Diese Daten werden ausschließlich zur Lizenzprüfung verwendet. Nach erfolgreicher Aktivierung prüft die Software einmal täglich, ob der Schlüssel weiterhin gültig ist; dabei werden dieselben Angaben übermittelt. Ist Polar nicht erreichbar, bleibt die Lizenz bis zu 30 Tage ohne erfolgreiche Prüfung gültig. Es werden keine E-Mail-Inhalte, keine Logs und keine Konfigurationsdaten an Polar oder den Hersteller übermittelt.

6. Kontaktformular (Formspree)

Für das Kontaktformular auf dieser Website nutzen wir den Dienst Formspree (Formspree, Inc., San Francisco, CA, USA). Wenn Sie das Formular absenden, werden die eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Thema, Nachricht) per HTTPS an Formspree übermittelt und von dort an unsere E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Formspree speichert Ihre Daten vorübergehend für die Zustellung. Es wird kein Konto bei Formspree für Sie angelegt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer strukturierten Kontaktmöglichkeit). Datenschutzerklärung von Formspree: formspree.io/legal/privacy-policy.

Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen bindet das Formular Cloudflare Turnstile ein (Cloudflare, Inc., Anschrift wie unter Nummer 3). Turnstile prüft anhand technischer Merkmale Ihres Browsers und Ihrer IP-Adresse, ob ein Mensch das Formular ausfüllt, ohne Cookies zu setzen und ohne Rätsel. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse, das Formular vor Missbrauch und Spam zu schützen. Für die Übermittlung in die USA gilt dasselbe wie beim Hosting unter Nummer 3.

7. Download-Bereitstellung (GitHub)

Der Installer von SMTPly wird über GitHub (GitHub, Inc., 88 Colin P Kelly Jr Street, San Francisco, CA 94107, USA; ein Unternehmen von Microsoft) bereitgestellt. Wenn Sie den Installer herunterladen, verbindet sich Ihr Browser direkt mit den Servern von GitHub. Dabei verarbeitet GitHub technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitstempel und Browser-User-Agent gemäß der GitHub-Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der zuverlässigen Bereitstellung des Installers). Dasselbe gilt, wenn die installierte Software ein Update von GitHub lädt. GitHub ist als Unternehmen von Microsoft nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

8. Einrichtungstipps und Newsletter (Brevo)

Nach dem Download (Seite „Download gestartet“) können Sie sich für drei Mails mit Einrichtungstipps während der Testphase anmelden, auf der Seite Newsletter für unseren Newsletter, der nur erscheint, wenn es Neues gibt, ein paar Mal im Jahr. Für Anmeldung und Versand nutzen wir Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich). Brevo verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO) und speichert sie nach eigenen Angaben in der EU.

Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse, die gewählte Liste, Zeitpunkt und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung sowie die Angabe, ob eine Mail zugestellt und geöffnet und ob ein Link darin angeklickt wurde. Diese Auswertung nutzen wir nur zusammengefasst, um die Mails zu verbessern. Die Anmeldung wird erst wirksam, wenn Sie den Link in der Bestätigungsmail anklicken (Double-Opt-in); Zeitpunkt und IP-Adresse dienen als Nachweis Ihrer Einwilligung. Das Anmeldeformular setzt keine Cookies.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink am Ende jeder Mail oder per Nachricht an uns. Danach erhalten Sie keine Mails mehr; den Nachweis der früheren Einwilligung bewahren wir auf, solange Ansprüche daraus geltend gemacht werden können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Einrichtungstipps enden nach drei Mails von selbst. Datenschutzerklärung von Brevo: brevo.com/de/legal/privacypolicy.

9. Keine Cookies, keine Werbenetzwerke

Diese Website setzt keine Cookies und bindet keine Werbenetzwerke, keine Konversionsmessung und keine Social-Media-Plugins ein. Es findet kein Profiling statt. Schriften werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Drittanbietern. Die cookielose Reichweitenmessung und die drei Einträge im lokalen Speicher Ihres Browsers sind unter Nummer 3 beschrieben.

10. Externe Links

Die Website enthält Links zu externen Seiten (z. B. Microsoft-Dokumentation, Polar-Checkout und Polar-Kundenportal, GitHub-Releases, Bewertungsportale). Beim Aufruf dieser Links verlassen Sie den Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung. Für die Datenverarbeitung auf den Zielseiten gelten die jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Betreiber.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: 28. September 2026